Apertura

Vinculación Externa Remunerada

Dirigir documentos de apertura a la Oficina de Transferencia Tecnológica y Vinculación Externa (OTVE):

• Acuerdo Consejo Académico de Unidad y Facultad, Centro o Sede.
• Oficio de asignación de código presupuestario (Oficina de Sistema de Información Académica).
• Completar la apertura del proyecto en el Sistema de Información Académica" (SIA) de la Vicerrectoría Académica.
• Registro de Firmas.
• Presupuesto.

Proyectos de Cooperación

Dirigir documentos de apertura a la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa (AICE):

• Acuerdo Consejo Académico de Unidad y Facultad, Centro o Sede.
• Oficio de asignación de código presupuestario (Oficina de Sistema de Información Académica).
• Propuesta de proyecto.
• Convenio o acuerdo de financiamiento.
• Registro de Firmas.
• Presupuesto.

Cierre

Vinculación Externa Remunerada

Presentar la solicitud de cierre ante la Oficina de Transferencia Tecnológica y Vinculación Externa (OTVE), con los siguientes documentos:

• Informe de cierre según lo dispuesto en el artículo 11 del Reglamento de la Oficina de Transferencia Tecnológica.
• Constancia de cierre por parte de la Fundación.
• Acuerdo del Consejo Académico de Unidad, Facultad, Centro o Sede en el que se avala la solicitud de cierre.
• Formulario de solicitud de cambio de responsable y traslado de activos fijos.

Proyectos de Cooperación

Presentar la solicitud de cierre ante la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa (AICE):

• Acuerdo del Consejo Académico de Unidad, Facultad, Centro o Sede en el que se avala la solicitud de cierre.
• Constancia de cierre por parte de la Fundación.
• Formulario de solicitud de cambio de responsable y traslado de activos fijos.

Nota: Para todos los casos, debe realizarse un análisis de parte de la FUNDAUNA que garantice que el personal relacionado con el proyecto no tiene pendientes.

Ingresos

Como medida de seguridad para los proyectos y sus usuarios y con el propósito de mitigar los riesgos asociados a los actos delictivos que puedan afectar a los proyectos, la recepción de fondos se podrá realizar mediante los siguientes medios de pago:

1. Por depósito o transferencia bancaria en las cuentas de la FUNDAUNA del Banco Nacional de Costa Rica:
   • Colones:
     • 100-01-004-010272-9 Cuenta Corriente.
     • 15100410010102725 Cuenta Cliente (para transferencias SINPE).
     • CR49015100410010102725 Cuenta IBAN.
   • Dólares:
     • 100-02-004-600187-5 Cuenta Corriente.
     • 15100410026001877 Cuenta Cliente (para transferencias SINPE).
     • CR34015100410026001877 Cuenta IBAN.
   • Depositos desde el Extranjero en Dólares:
     • Formato de Recepción de Transferencias del Exterior
2. El beneficiario cancela en la Caja del Proyecto
   • En los casos en los que el proyecto cuenta con una caja, el beneficiario puede realizar los pagos ahí. En estos casos, el funcionario responsable del proyecto o el designado por él, debe realizar los depósitos en la FUNDAUNA mediante la boleta de depósito manual, adjuntando siempre las copias respectivas de los recibos de dinero o facturas, según sea el caso. En el caso que los recibos se registraran por medio del módulo de cuentas por cobrar, solo deben presentar la boleta de depósito.
3. Por comercio electrónico, ya se en el comercio del proyecto específico, o en nuestro sitio web: https://www.fundauna.una.ac.cr/ssl/comercios/otros/
4. En sus proyectos mediante pago con tarjeta de débito o crédito, para lo cual la FUNDAUNA les estará habilitando datáfonos manuales o en línea según lo requieran.
5. En la Caja de la FUNDAUNA, en sus oficinas ubicadas en Heredia, avenida 2, calle 9, frente a restaurante Quiznos (antiguo edificio ASOUNA).
6. Mediante cheque, específicamente en los casos en los que el mensajero de la FUNDAUNA realice los cobros.

Egresos

Las salidas de recursos financieros del proyecto pueden llevarse a cabo por los siguientes medios:

1. SIGESPRO - Módulo de Trámites:
   • Los formularios de solicitudes de pago en el módulo de trámites son documentos que permiten al funcionario responsable del proyecto definir específicamente sus requerimientos (cajas chicas y fondos especiales, viáticos, ayudas económicas y transferencias entre proyectos). Para este tipo de trámites la FUNDAUNA dispone de tres días hábiles, a partir de la fecha en que el formulario es aprobado por el control siempre y cuando se cuente con los soportes requeridos.
2. SIGESPRO - Módulo de Compras:
   • En el caso de que el responsable considere la compra de bienes y contratación de servicios, debe realizar el trámite a través del Módulo de Compras del Sistema de Gestión de la FUNDAUNA. Para llevar a cabo las compras, se deben considerar los siguientes aspectos:
     • Cuando deban remitirse documentos adicionales, el tiempo máximo para la entrega de los mismos es de 5 días hábiles, posteriormente se procederá a la anulación de la solicitud en el sistema.
     • La solicitud debe elaborarse por el monto total de la compra o contratación.
     • Solicitudes superiores a ¢2.179.500.00 se deben realizar al menos tres cotizaciones, ó presentar un acuerdo de consejo por proveedor único.
3. Emisiones de Cheques:
   • El retiro de los cheques, de cajas chicas y fondos especiales, debe ser por la persona autorizada, o en su defecto, el funcionario responsable debe remitir el formulario de autorización para retiro de cheques que está en el apartado de formularios, aportando fotocopias por ambos lados de las cédulas de identidad de esas personas.
     Cuando un cheque no ha sido retirado en un plazo máximo de tres meses, se procede a su anulación. Cuando un cheque se extravía o es hurtado debe notificarse a la FUNDAUNA para proceder con la orden de no pago en el Banco respectivo. No obstante, los costos o comisiones bancarias serán trasladados a la cuenta del proyecto o beneficiario del valor, según corresponda.
4. Otras consideraciones:
   • Para proceder con el pago de proveedores, la FUNDAUNA debe recibir la factura firmada y sellada al reverso, por el responsable o el autorizado del proyecto. Los requisitos con los que debe contar las facturas son:
     • Ser timbradas o adjuntar fotocopia de la nota de la Dirección General de tributación en la cual le dispensa de la presentación de facturas timbradas.
     • No debe presentar tachones ni borrones y debe especificar claramente el bien o servicio adquirido.
     • Originales, numeradas y fechadas.
     • Deben contener: Fecha, nombre completo de la persona física o jurídica que provee el bien o servicio, número de cédula (jurídica o identidad según el tipo de persona) y la firma.
     • Cuando se trate de servicios profesionales, además de lo anterior se debe agregar: profesión, tipo de servicio brindado y duración del mismo (horas, días o meses).
     • El Proveedor, debe indicar en la factura el número de Solicitud u Orden de Compra.

Nota: Los pagos por concepto de compras y contrataciones se realizan únicamente los días viernes de cada semana, teniendo como día de corte los lunes.